Tiedon jakaminen

Julkaistu 7.11.2019.
Artikkelin lukuaika n. 4 minuuttia.

Perinteisesti tiedostoja on jaettu lähettämällä niitä sähköpostitse, tallentamalla ne sisäverkossa olevan palvelimen verkkolevylle tai jakamalla muistitikulla koneelta koneelle. Nämä tavat ovat auttamattomasti vanhentuneita ja tehottomia ja niiden sijaan kannattaakin hyödyntää pilvipalveluiden mahdollisuuksia. Pilvi antaa tiimeille mahdollisuuden muokata samoja tiedostoja jopa yhtä aikaa ja niihin on mahdollista päästä käsiksi tietoturvallisesti myös toimiston verkon ulkopuolelta. Tiedostojen tallentamisessa voidaan valita globaali toimija kuten Microsoft Office 365 tai rakentaa Seafilen avulla oma yksityinen pilvitallennustila.

Pilvipalveluun tallentamisen keskeisimpiä etuja on, että tiedostot eivät sijaitse käyttäjän koneella. Tällöin laitteen uusiminen on helppoa, eikä kiintolevyn tai laitteen rikkoutuminen aiheuta ongelmaa, koska riittää että uuden laitteiston käyttöönotossa kytkeydytään pilvipalveluun. Tietoihin pääsee tällöin uudelta laitteelta käsiksi ilman että niitä tarvitsee erikseen siirtää tai kopioida. Lisäksi pilvipalveluun tallennettuja tietoja voidaan lukea ja muokata myös laitteen vaihdon tai korjauksen aikana. Samoja tietoja on helppo muokata usealla laitteella, koska kaikissa laitteissa on käytettävissä viimeisimmät versiot tiedostoista.

Seafile

Seafile on oma yksityinen pilvipalvelu. Seafileen tallennettu tieto sijaitsee juuri siellä, mihin yritys haluaa sen sijoittaa, eikä globaalin toimijan datakeskuksissa jossain päin maailmaa. Kyseessä on avoimen lähdekoodin ratkaisu, jonka tietoturva, toiminnallisuudet ja luotettavuus ovat avoimesta koodista huolimatta yritystasoista. Toisin kuin Dropbox, OneDrive tai jokin muu tiedostonjakopalvelu, Seafile asennetaan yrityksen omille palvelimille. Jos omia palvelimia ei haluta hankkia ja ylläpitää, Seafilen voi ostaa palveluna, jolloin datan sijainnin voi päättää itse palveluntarjoajan kanssa. Bittigurun palvelimet sijaitsevat Suomessa, joten meiltä palveluna hankittu Seafile ja sen tiedot ovat aina Suomen laidansäädännön alla. Koska Seafile on open source -ratkaisu, ei sen lähdekoodiin ole piilotettu mitään valtiollisille tahoille avattuja takaportteja ja Seafilen kehittäjäyhteistö ylläpitää lähdekoodia aktiivisesti.

Seafile toimii niin Windows, Mac, Linux, Android kuin iOS -järjestelmissä. Tämä mahdollistaa tiedostojen jakamisen kaikkien tiimin jäsenten kesken, käyttivät he sitten mitä tahansa käyttöjärjestelmää ja tiedot aukeavat myös mobiililaitteilla. Tiedostoihin on mahdollista päästä käsiksi web-selaimella, tai laitteilleen voi asentaa Seafile-asiakasohjelman, joka pitää halutut kansiot ja tiedostot synkronoituna tietokoneen kiintolevylle. Tällöin tiedostot ovat käytettävissä myös offline-muodossa, kun yhteyttä verkkoon ei ole, tai yhteys on hidas tai heikkolaatuinen. Jos pilvipalveluun on käytettävissä jatkuva verkkoyhteys, voi tiedostoja käsitellä SeaDrive -asiakasohjelmalla, joka lataa tiedot automaattisesti kun tiedosto halutaan avata tai se tallennetetaan. Tämä säästää tietokoneen levytilaa.

Seafilen avulla tiedostoja voidaan myös jakaa ulkopuolisille lähettämällä linkkejä esimerkiksi asiakkaille tai yhteistyökumppaneille. Linkki osoittaa aina tiedoston uusimpaan versioon, joten jos linkin takaa aukeaa vaikkapa Excel-hinnasto, saa linkin kautta aina viimeisimmän hinnaston käyttöönsa ilman että sitä jaellaan sähköpostitse. Se voi olla myös vaikkapa kotisivuille tallennettu linkki esitteeseen tai käyttöoppaaseen, jolloin tiedot päivittyvät heti, kun niihin tehdään muutoksia ilman että niitä ladataan erikseen kotisivupalvelimelle.

Seafilen avoimen lähdekoodin toteutuksen ansiosta siihen ei tarvitse hankkia erikseen käyttäjälisenssejä, kun käytetään Community Editionia, joka on lisensoinniltaan ilmainen 50 käyttäjään asti. Jos käyttäjiä on enemmän, voidaan käyttää Pro-versiota, joka toimii jopa yli 1000 käyttäjän ympäristönä. Seafilen molemmat versiot taipuvat helposti teratavujen tietovarastoksi.

Office 365 OneDrive

Microsoft OneDrive Business on osa O365 pilvipalvelukokonaisuutta, joka tarjoaa reilusti tallennustilaa käyttäjän omille tiedostoille. OneDrive yhdistettynä O365 Teams -palveluun on erityisen tehokas työkalu tiimityöskentelylle, koska se mahdollistaa tiedostojen jakamisen tiimin kesken ja tiimin jäsenet voivat muokata samoja dokumentteja yhtäaikaisesti. Kuten Seafile, myös OneDrive sisältää asiakasohjelman, josta voidaan valita koneelle synkronoitavat kansiot ja tiedostot offline käyttöä varten.

OneDriven oletusasetukset mahdollistaa tiedostojen palauttamisen vain 30 päivän ajalta. Jos tiedostoja tai niiden aiempia versioita halutaan palauttaa pidemmän ajan kuluttua, voidaan tiedot varmistaa Nexetic ShieldBackup -palvelun avulla. Nexetic varmistaa OneDriveen tallennetut tiedot automaattisesti ja mahdollistaa tietojen palauttamisen huomattavasti pidemmältä ajalta. Aiempiin versioihin on mahdollista palata 360 päivän ajan ja poistettuja tiedostoja voidaan palauttaa 6kk ajalta.

OneDrive sijaitsee Microsoftin palvelukeskuksissa ja data tallentuu tyypillisesti Euroopan Unionin sisällä ja sen sijainti on mahdollista tarkistaa O365:n ylläpitoportaalista. Näin voidaan varmistaa, että GDPR:n ehdot tiedon tallentamisesta EU:n sisälle täyttyvät, vaikka käytetäänkin globaalia pilvipalvelutoimittajaa.