Office 365 ja tiimien tehotyökalut

Julkaistu 9.10.2019.
Artikkelin lukuaika n. 5 minuuttia.

Huonosti organisoidun ja väärillä työkaluilla kommunikoivan tiimin työskentely on tehotonta, eikä se todennäköisesti pääse tavoitteisiinsa, jos niitä on edes määritettykään. Tiimillä tulee olla tarkoitus ja sillä pitää olla vastuualueet sekä tavoitteet selkeästi määritettynä, että kaikki sen jäsenet voivat toimia yhteisen päämäärän eteen. Jos jokainen jäsen tekee työtä omasta näkökulmastaan tai tieto on puutteellista eikä kulje jäsenten kesken, on turha myöskään odottaa, että työn jälki on laadukasta tai että se tuottaa siltä odotettuja tuloksia.

Microsoft toi Teams -sovelluksen O365 tuoteperheeseensä jo vuonna 2017 ja omat tiimimme ajettiin Teamsin käyttöön melko pian palvelun julkaisun jälkeen. Tämän jälkeen yrityksemme sisäinen viestittely sähköpostitse on pudonnut käytännössä nollaan; keskustelut ja tiedon vaihtaminen käydään nykyään lähes poikkeuksetta Teamsissa. Tämä on tehostanut sisäistä kommunikointia merkittävästi, eikä vanhaan malliin palaaminen tuntuisi enää mitenkään toimivalta tai järkevältä.

Office 365 ja Teams

Kuinka O365 ja Teams tehostavat tiimityöskentelyä? Usein törmätään tilanteeseen, jossa Office 365 on otettu käyttöön vain pelkän sähköpostin osalta. Sähköpostilla viestittely on vanhanaikaista ja tehotonta, eikä liitetiedostoina jaetut dokumentit pysy muutosten perässä, jolloin tiimin jäsenet käyttävät vanhentuneita versioita jaetuista dokumenteista. Myöskään tiimin keskinäinen kommunikointi ei ole sähköpostilla mitenkään toimivaa, koska usein ihmiset eivät käytä ”Vastaa kaikille” -toimintoa, joten viestit eivät saavuta kaikkia jäseniä, sähköpostista löydä helposti asioita ajan kuluessa, eikä tiimiin myöhemmin liittyvät uudet jäsenet saa tietoa aiemmin käydyistä sähköpostikeskusteluista.

Jos tiimityön tekemistä ei ole organisaatiossa pohdittu tarkemmin, monesti tiimiläiset viestittelevät pikaviestimien avulla, kuten WhatsApp tai Skype ja joissain yrityksissä käytössä on voinut olla jokin tiimityökalu kuten Slack ja Trello. Tiedostoja on sijoitettu verkkolevyille tai käyttäjien omille työasemille. Usean välineen käyttö ei kuitenkaan tuo tehokkuutta, joten Teams yhdistää sähköpostin, pikaviestinnän, tiedostopalvelimen ja tehtävälistat yhdeksi yhtenäiseksi käyttöliittymäksi. Teamsissa voidaan käydä tiimin ja alitiimien välisiä keskusteluita sekä myös tiimiläisten ja pienryhmien välisiä chattejä ja jakaa helposti dokumentteja. Etäpalaverit onnistuvat, koska Teams on suunniteltu korvaamaan Skype for Business ja sen kautta voidaan käydä videoneuvottelut myös tiimin ulkopuolisten jäsenten kanssa, kuten asiakkaat tai kumppanit.

Teams mahdollistaa myös dokumenttien yhtäaikaisen työstämisen niin, että esimerkiksi sama Excel-taulukko, tai Word-tiedosto voi olla usealla käyttäjällä yhtä aikaa auki kaikkien työstäessä samaa dokumenttia. Tämä tuo työskentelyyn aivan uuden tehokkuuden, kun esimerkiksi tarjousta tehtäessä yksi voi kirjoittaa tarjouksen kuvausta, toinen työstää siihen liittyviä hintatietoja, samalla kun kolmas täydentää tarjouksen ehtoja ja neljäs tekee tekstien tarkastusta. Dokumenttia muokkaavien käyttäjien ei tarvitse olla samassa tilassa, riittää että kaikilla on Internet-yhteys, jonka kautta dokumentin muutokset synkronoidaan kaikille käyttäjille reaaliajassa; muutokset näkyvät välittömästi jokaisen ruudulla sitä mukaa kun dokumentti muuttuu.

Teams työasemassa ja mobiilissa

Teamsia voi käyttää selaimella office.com -palvelussa, mutta käytettävyyttä lisää merkittävästi, kun työasemalle sekä mobiililaitteeseen asentaa ilmaisen Teams-sovelluksen. Näin pikaviestit ja dokumentit ovat aina käytettävissä. Sovelluksen voi asentaa kaikkiin työasemiin, eli jos käyttäjällä on erillinen työasema toimistolla, kannettava repussa sekä kone kotikonttorilla, on tiedostot ja yhteydenpito kaikissa laitteissa aina ajan tasalla. Dokumenttien avaaminen on mahdollista myös Android ja iOS -laitteilla, joten dokumenttien tarkastelu onnistuu myös mobiilisti. Tiimien keskustelut pysyvät aina oikean aiheen sisällä, kun keskustelut jakautuvat viestiketjuihin. Mobiilisovelluksella voi liittyä myös Teams videoneuvotteluun, kuvan kanssa tai ilman ja kaikki viestittely on tietoturvallista.

Katso Teams-pikaoppaat Youtubesta »

Office 365 ja Planner

Teamsin lisäksi yksi tiimin työtä tehostava O365 palvelu on Planner, jonka avulla on helppo suunnitella ja resursoida pieniä projekteja ja jakaa tehtäviä. Plannerissa tehtävät jaetaan kortteihin, jotka etenevät sarakkeesta toiseen. Kortteihin voidaan tehdä alitehtäviä, liittää käyttäjiä, tiedostoja ja kommentteja. Planner integroituu saumattomasti Teamsiin ja sen voi kytkeä välilehdeksi, jolloin Planner on helppo avata.

Käyttöönotto

Teams kuuluu lähes kaikkiin O365 paketteihin ja sen voi ottaa käyttöön periaatteessa vain asentamalla työasemasovelluksen. Vaikka itse sovelluksen asennus on mutkatonta, kannattaa käyttöönotto tehdä kokeneen kumppanin kanssa. Siirtyminen Teamsin käyttöön vaatii tietynlaista uutta ajattelutapaa, joten käytäntöjen läpi ajaminen käyttäjille vaatii jopa kuukausia kestävän siirtymäajan. Vaikka totutteluun menisi useampia viikkoja, kokemuksemme avulla asennukset ja varsinainen käyttöönotto eivät vie kovinkaan paljoa aikaa ja tiimit pääsevät hyödyntämään palvelua nopeasti. Ennen käyttöönottoa on hyvä käydä läpi tiimit ja niiden tämänhetkiset työskentelytavat sekä käytössä olevat tekniset laitteet. Kun nämä on käyty läpi, autamme tiimien ja niille kuuluvien viestintäkanavien määrittämisessä, sekä annamme tarvittaessa peruskoulutuksen henkilöstölle. Lisäksi olisi hyvä, että yrityksessä olisi vähintään yksi henkilö, joka ottaisi Teamsin käyttöönoton jälkeen tukihenkilön roolin ja auttaisi muita käyttäjiä palvelun käyttämisessä sekä kannustaisi palvelun käyttöön aktiivisesti. Alussa palvelua on hyvä testata rajoitetummalla käyttäjäryhmällä, mutta käyttöönoton jälkeen on olennaisen tärkeää, että kaikki sitoutuvat käyttämään palvelua, mukaan lukien johtohenkilöt. Jos osa käyttää vanhaa tapaa ja osa uutta, ei yhtenäistä toimintatapaa synny ja mitä todennäköisemmin palataan vanhaan toimintamalliin.

Tietojen varmuuskopiointi ja tietosuoja

Pilvipalveluiden tallennettujen tietojen säilyvyyteen kannattaa myös kiinnittää erityistä huomiota. Microsoft huolehtii varsinaisen palvelun toimivuudesta, mutta ei tarjoa monipuolisia työkaluja tietojen varmuuskopiointiin ja palauttamiseen tilanteessa, jossa tietoa poistetaan tai tiedon päälle kirjoitetaan. Ja myös Office 365:een voi syntyä vikatilanne, jolloin palvelu ei ole käytettävissä. Tällaisessa tilanteessa tietoihin on kuitenkin mahdollista päästä varmuuskopiointipalvelun kautta. Nexetic ShieldBackup varmuuskopioi Office 365:ssa olevat tiedot, kuten sähköpostit, kalenterimerkinnät, sekä OneDrive- ja Sharepoint tiedostot erilliseen pilvipalveluun. Palvelun avulla käyttäjät voivat palauttaa poistettuja sähköposteja tai tiedostoja sekä tiedostojen aikaisempia versioita.

Jotta verkkoon tallennetut tiedot ja keskustelut olisivat turvassa hakkereilta, tulee käyttäjien Office 365 tileihin aktivoida kaksivaiheinen tunnistautuminen. Tämä estää ulkopuolisten pääsyn tietoihin jos salasana vuotaisi tietojenkalastelun vuoksi. Käyttäjien valistamisen tietojenkalastelua varten voi tehdä suunnitelmallisesti hyödyntäen Sophos Phish Threat -palvelua, jolla voidaan kouluttaa käyttäjiä tunnistamaan kalasteluyrityksiä, sekä testata heidän osaamistaan simuloiduilla kalasteluviesteillä.