Office 365 ja yksilötyöskentelyn tehotyökalut

Julkaistu 23.10.2019.
Artikkelin lukuaika n. 5 minuuttia.

Jotta työskentely olisi tehokasta, ei työtä voida organisoida pelkillä muistilapuilla ja muistikirjaan raapustetuilla epämääräisillä merkinnöillä. Näille perinteisille keinoille on oma paikkansa, mutta työn tekemisen voi modernisoida kokonaan uudelle tasolle hyödyntämällä digitaalisia työkaluja. Office 365 on ladattu täyteen erilaisia helpottavia sovelluksia joita ei kannata jättää hyödyntämättä. Kaikki sovellukset toimivat työaseman lisäksi mobiililaitteissa, joten työskentely laitteiden välillä on lähestulkoon saumatonta.

Microsoft To Do

Ihmisen aivot eivät ole oikea paikka tallentaa tehtäviä, vaan aivojen kapasiteetti on valjastettava tärkeämpään, kuten erilaisten ideoiden prosessointiin. Kun eteen tulee hoidettava asia, se kannattaa kirjoittaa heti ylös, jolloin ei tarvitse muistaa mitä tulisi tehdä ja milloin. Tehtävät joiden hoitamiseen menee vain pari minuuttia, kannattaa pyrkiä hoitamaan välittömästi, jonka jälkeen ne voi unohtaa. Myöhemmin hoidettavien tehtävien listaamiseen Microsoft To Do on oiva apuväline. To Do on tehtävälistasovellus, jonka avulla on helppo järjestää työt ja vapaa-ajan tekemiset tai vaikka kauppalistat. Se on saatavilla maksutta ja sitä voi käyttää iPhone-, Android- ja Windows 10 -laitteilla sekä selaimen kautta. To Don idea on, että jokainen päivä alkaa tyhjällä ”Päivän tehtävät” -listalla. Taustalla voi olla lukuisa määrä tehtäviä, joista To Do antaa älykkäitä ja mukautettuja ehdotuksia päivän tehtäväluettelon täyttämiseksi. To Don avulla on helppo valita kullekin päivälle suoritettavat tehtävät, eikä loputtomalta tuntuva tehtävämäärä lannista heti aamusta tekijäänsä. Näin voi keskittyä niihin tehtäviin, jotka ovat olennaisia kyseiselle päivälle. Päivän edetessä tehtäviä on nopea kuitata tehdyksi, tuntea valmistuneesta pieni mielihyvän tunne ja siirtyä seuraavaan. Lisäksi tehtäville voi luoda vaiheita ja lisätä määräpäiviä sekä määrittää muistutuksia, jolloin tehtävät eivät jää hoitamatta.

Jos käytössä on Office 365 ja Outlook, tehtävälistat integroitut To Don ja Outlookin välillä ja samat tehtävät ovat käytettävissä molemmilla sovelluksilla. Tehtäväluetteloita voi myös jakaa ystävien ja kollegoiden kesken, jolloin siitä saadaan helposti pienimuotoinen tiimityökalu, josta kaikki näkevät avoinna olevat tehtävät ja voivat kuitata ne valmistuneeksi. Ja jos tiimin käytössä on Office 365 Planner, saa sinne määritetyt tehtävät omaan To Do -sovellukseen.

Microsoft Outlook kalenterina

Vaikka tehtävälistat ovatkin yksi keino pitää kirjaa suoritettavista tehtävistä, kannattaa huomioida se, että tehtävälistat eivät ole paras tapa hoitaa niitä. On tyypillistä, ettei listattuja tehtäviä tule välttämättä hoidettua ja lopulta tehtävälistasta tulee vain tärkeiden, mutta ei kiireisten tehtävien hautausmaa. Sen sijaan työ kannattaa tehdä hyödyntämällä kalenteria, johon tehtävien suorittamiseksi varataan tietty aika. Microsoft Outlookin kalenteri on tehokas apuväline, mutta sen käytössä on muistettava, että se vaatii kurinalaisuutta. Kun tehtävän hoitamiseen on varattu päivämäärä ja aika, se hoidetaan silloin, eikä viivytellä. Kannattaa varautua että tulevaisuuden sinä tulee todennäköisesti keksimään jonkin tekosyyn, jolla hän koettaa siirtää tai jättää tehtävän hoitamatta. Älä anna hänelle sitä mahdollisuutta, vaan toimi suunnitelman mukaisesti. Ja vaikka Outlookin kalenteri on helppo täyttää äärimmilleen, ei sitä kannata tehdä vaan jokaiselle päivälle tulee varata puskuria, koska aina tulee jotain yllätyksiä. Viikkoa suunnitellessa kannattaa myös varata päivä, jolloin hoidetaan juoksevia tehtäviä ja annetaan luovuuden lähteen (eli aivojen) myös levätä.

Microsoft Outlook sähköpostisovelluksena

Asia numero yksi; hallitse inboxisi, joka ei saa olla tehtävälista! Pidä inbox tyhjänä ja vastaa nopeasti hoidettaviin viesteihin heti, jonka jälkeen arkistoi ja unohda ne. Siirrä myöhemmin käsiteltävät viestit Outlookin makrojen avulla käsittelyä varten varattuun kansioon ja hoida ne kalenterista varattuna aikana. Asia numero kaksi; sulje sähköpostiohjelman hälytykset saapuvista sähköposteista. Älä seuraa sähköposteja koko aikaa, vaan käsittele sähköpostit esimerkiksi kolmesti päivässä tai kolmesti viikossa. Voit toki prosessoida viestit vaikka vartin välein, jos se on tärkeää, mutta pääasia on ettet ole koko aikaa hälytysvalmiudessa.

Outlook yhdistää sähköpostin, kalenterin, yhteystiedot ja tehtävät yhteen sovellukseen. Outlookin avulla voi suunnitella helposti myös työkavereita tarvitsevia palavereita, koska se antaa mahdollisuuden tarkastella kokoukseen tarvittavien kollegoiden kalentereista heidän vapaita aikoja jo kokouksen suunnitteluvaiheessa. Outlook sisältää tehokkaat hakutoiminnot, sekä siihen voi määrittää automaattisia sääntöjä. Tehokäytössä voidaan hyödyntää pikatoimintoja viestien käsittelyn nopeuttamiseksi. Inbox kannattaa myös määrittää jakautumaan älykkääseen Lajitellut ja Muut -välilehtiin, jossa keinoälyä hyödyntämällä Outlook oppii lajittelemaan viestit tärkeisiin ja vähemmän tärkeisiin. Toiminnon avulla esimerkiksi uutiskirjeet saadaan automaattisesti siirrettyä pois näkyvistä myöhempää käsittelyä varten. Jos tärkeä viesti päätyy väärälle puolelle, voi sen helposti siirtää oikealle puolelle ja pian Outlook oppii minkä tyyppisiä viestejä tulee lajitella vähemmän tärkeiksi. Tämä antaa käyttäjälle huomattavan työrauhan varsinkin silloin, jos sähköpostiin tulee paljon erilaisia mainos- ja informaatioviestejä.

Microsoft OneDrive

Tiedostoja ei kannata tallentaa pelkästään oman tietokoneen kiintolevylle, koska silloin tiedot eivät ole käytettävissä kuin kyseiseltä laitteelta. Sen sijaan tiedot kannattaa tallentaa pilvipalveluun, joka Office 365:ssä on OneDrive. Tämä mahdollistaa tiedostojen työstämisen miltä tahansa laitteelta ja kesken jäänyttä dokumenttia on helppo jatkaa toisaalla tai se on mahdollista jakaa työkaverille ja työstää samaa dokumenttia jopa yhtä aikaa. OneDriven voi määrittää synkronoimaan pilveen tallennetut tiedot tietokoneen kiintolevylle, jolloin tietoihin pääsee käsiksi myös silloin kun yhteyttä pilvipalveluun ei ole käytettävissä esimerkiksi kannettavaa tietokonetta käytettäessä.

Microsoft OneNote

OneNote on digitaalinen muistikirja. Muistiinpanoja on nopea tehdä ja se voi koostua tekstin lisäksi mediasta kuten kuvista, linkeistä ja videoista. Sopivilla laitteilla OneNote toimii myös luonnoslehtiönä, koska siihen voi piirtää ja luonnostella digitaalista kynää tukevilla laitteilla. Tärkeitä muistiinpanoja voi korostaa To Do -listoilla ja Tärkeää -tunnisteilla. Muistiinpanot voi jakaa useampiin muistikirjoihin sekä osiin ja niiden etsiminen on helppoa hakutyökalulla. OneNote on pääasiassa henkilökohtainen muistikirja, mutta muistiinpanoja voi myös jakaa toisten kanssa, jolloin samaa muistikirjaa voi hyödyntää useampi käyttäjä.

GTD – Getting Things Done

Mikään sähköinen työkalu ei kuitenkaan tee asioita kenenkään puolesta vaan ne ovat työnteon apuvälineitä, joilla tehtävät saadaan pois muistista ja muisti sille tarkoitettuun hyötykäyttöön. Usein tuottavuus ei ole kiinni siitä että käytettävissä ei olisi tehokkaimmat tai parhaimmat sovellukset, vaan siitä että työn tekemiseen ja organisointiin ei ole valittu mitään metodia. Getting Things Done (GTD) on David Allenin kehittämä tuottavuuden ja tietotyön toiminnanohjausmenetelmä. Sen perusperiaatteet on, että työ jaetaan viiteen työvaiheeseen; keräily, käsittely, järjestäminen, katsaus ja tekeminen. Metodi on suhteellisen helppo omaksua ja sen ydinviesti on, että jos pystyt hoitamaan asian heti parissa minuutissa, hoida se. Muussa tapauksessa delegoi tai järjestä se odottamaan sille varattua hetkeä. Metodista on olemassa paljon kirjallisuutta ja lisätietoa löytyy niin Youtubesta kuin muualtakin Internetistä. Mutta valitset työntekoon GTD:n tai minkä muun metodin tahansa, tärkeintä on tunnistaa päivän tärkein tehtävä ja hoitaa se heti ensimmäisenä aamulla. Psygologisesti tehokkaimmillaan ollaan heti päivän alettua pari ensimmäistä tuntia, mutta useimmat lähtevät sen sijaan selailemaan sähköposteja tai tekemään muuta vastaavaa ja päätyvät näin työskentelemään muiden ihmisten tärkeitä tehtäviä, romuttaen oman tuottavuutensa.

Ja lopuksi on myös tärkeää muistaa, että aina on jotain tekemistä. Vaikka tehtävälistaa perkaisi kuinka paljon tahansa, yleensä siellä on aina lisää tehtävää. Työ kannattaakin lopettaa siinä kohtaa, kun enää ei jaksa tehdä ja tehokkuus laskee, ei niinkään siinä kohtaa kun kaikki on tehty. Tärkeät tehtäväthän oli hoidettu jo aamulla, eikös vain 😉